L’automatisation robotisée des processus (RPA – Robotic Process Automation) est un sujet d’actualité et, à juste titre, un point d’intérêt dans de nombreuses initiatives de transformation numérique. En fait, la quête pour trouver le fournisseur de l’outil RPA qui possède le plus de gadgets et de widgets est devenue une sorte de « combat de rue ». Mais ceux qui se focalisent sur ce niveau tactique peuvent perdre la vue d’ensemble. Pour vraiment aller de l’avant avec les initiatives de transformation numérique et résoudre un plus large éventail de problèmes de gestion avec l’automatisation, les entreprises recherchent de plus en plus les capacités d’une plate-forme d’automatisation qui leur permet d’optimiser leurs opérations de bout en bout.
Bien qu’il puisse sembler au départ décourageant de déployer une plate-forme pour des opérations de bout en bout, les professionnels IT peuvent suivre un processus en trois étapes pour structurer leurs initiatives en vue de la transformation numérique de leur entreprise.
Étape 1 : Comprendre où on en est aujourd’hui
La transformation numérique commence par l’évaluation de l’état de préparation opérationnelle du point de vue de la technologie et des processus. L’informatique joue un rôle indispensable pour faire en sorte que les technologies de transformation, telles que l’automatisation, s’intègrent dans le cadre informatique plus large. Le groupe IT établira également des lignes directrices pour la gestion et la sécurité de l’environnement technologique.
Parallèlement à la participation des services informatiques, il est important d’impliquer des parties prenantes plus fonctionnelles dans l’ensemble de l’entreprise pour évaluer dans quelle mesure leurs processus sont bien documentés. L’automatisation est plus puissante lorsqu’elle est déployée sur des processus bien définis et qui fonctionnent déjà correctement ; son ROI peut être plus complexe lorsqu’elle est déployée sur des processus fragmentés ou sans documentation. En d’autres termes, il faut d’abord optimiser et ensuite automatiser pour obtenir les meilleurs résultats.
Étape 2 : Établir une analyse de rentabilisation pour l’automatisation et adopter une « approche plate-forme » dès le premier jour
Après avoir effectué les évaluations de « l’état de préparation opérationnelle » ci-dessus, il est important d’établir une analyse de rentabilisation qui établit clairement les liens entre l’automatisation et les objectifs de l’entreprise en termes stratégiques, de gestion d’effectifs, de gains opérationnels et financiers. Avec une telle analyse de retour sur investissement, tous les cas d’utilisation possibles devraient être classés en fonction de leur potentiel pour l’entreprise. Une organisation qui effectue ce travail dès le départ est plus en mesure de déterminer quelles technologies d’automatisation sont nécessaires pour résoudre les problèmes opérationnels qui leurs sont propres.
Plus précisément, ces problèmes peuvent aller de l’amélioration de la façon dont l’information est saisie et extraite jusqu’à des actions précises dans les systèmes et applications en aval.
Après avoir pris des mesures pour harmoniser les cas d’utilisation qui génèrent un retour sur investissement, ainsi que les technologies requises pour les automatiser, une organisation peut passer à la conception de solutions d’automatisation au sein de la plate-forme. Un tel groupe de technologies qui automatise les processus d’affaires de bout en bout crée une valeur significative pour une organisation lorsqu’elles sont regroupées et intégrées dans une plate-forme.
Ces technologies comprennent :
- Capture cognitive : Intégrer depuis n’importe quel canal et comprendre n’importe quel document pour en extraire l’information pertinente.
- Orchestration des processus : Intégrer les personnes, les technologies d’automatisation, les systèmes, les applications, etc. le long d’un flux de travail plus large d’une manière intuitive pour l’utilisateur métier.
- Mobilité et engagement : Engager les clients de manière efficiente par le biais d’Internet ou d’appareils mobiles.
- Analyses avancées : Fournir un aperçu axé sur les données en fonction des résultats obtenus grâce à l’automatisation.
- Intelligence Artificielle : Automatiser la prise de décision complexe et personnaliser le service aux utilisateurs finaux.
Une approche de plate-forme intégrée évite aux employés d’avoir à apprendre des solutions multiples et à l’équipe d’approvisionnement d’avoir à gérer une panoplie de solutions des fournisseurs. Ainsi, en adoptant une plate-forme intégrée, les professionnels de l’informatique augmentent la capacité de leur organisation à réduire les coûts, le time-to-value et la complexité, tout en maximisant la satisfaction des clients et des employés.
Selon le cabinet d’analyse HFS, la RPA est un très bon remède pour des problèmes ponctuels, mais ne fournit pas de réponse à long terme. « C’est l’automatisation intégrée qui permet de transformer l’entreprise et d’obtenir une expérience digitale de bout en bout. »
Étape 3 : Créer un centre d’excellence
Il est important pour les entreprises de créer un modèle d’exploitation autour de l’automatisation qui s’adapte à leurs activités, également connu sous le nom de Centre d’excellence pour l’automatisation intelligente. Une équipe du Centre d’excellence guide tout ce qui a trait à l’automatisation, y compris le maintien et la supervision des normes à l’échelle de l’entreprise, la formation, la gestion des fournisseurs, l’établissement de la meilleure pratique et bien d’autres aspects.
Les organisations disposent également d’une certaine souplesse dans la façon dont elles structurent leur programme. Il existe trois modèles principaux :
- Centralisé : Une seule équipe est responsable de la gestion et du contrôle de tous les aspects du programme.
- Décentralisé : Les responsabilités relatives à l’exécution du programme d’automatisation sont réparties entre les différentes unités opérationnelles de l’entreprise.
- Hybride : Certains aspects du programme d’automatisation sont gérés par une seule équipe centralisée, tandis que d’autres sont reproduits d’une unité opérationnelle à l’autre.
Il n’y a pas de « bonne » ou de « mauvaise » réponse ; le plus important est de commencer par le modèle qui a le plus de sens compte tenu de la situation actuelle d’une organisation, puis de l’adapter au besoin.
Grâce à une approche de plate-forme intégrée, les entreprises peuvent accélérer leurs initiatives de transformation numérique et commencer à travailler comme les entreprises de demain qui sont dotées d’une plate-forme numérique. Travailler comme demain apporte plusieurs avantages : une meilleure productivité, une prise de décision plus rapide, un service personnalisé aux clients et une main-d’œuvre plus autonome.